Risiken lassen sich nicht vermeiden, aber steuern
Was haben Luftfahrt- und Bankenbranche gemeinsam? Darüber hat sich unsere Risikovorständin Nina Babic mit dem Piloten Roland Otto unterhalten. Reinschauen lohnt sich!
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BK01 – entwickelt vor 60 Jahren, gemacht für die Zukunft
60 Jahre alt und immer noch voll auf der Höhe der Zeit: – das „Bankkonto 1“, kurz BK01. Sein Ziel: den Zahlungsverkehr für Wohnungsunternehmen computergestützt und damit bedeutend schneller und kostentransparenter abzuwickeln. Damals eine Revolution. Und bis heute eine einzigartige Erfolgsgeschichte und Beispiel für eine gelungene Prozessdigitalisierung. Man könnte auch sagen, eine „FinTech-Innovation“, lange bevor es FinTechs gab.
Pionier in der gesamten deutschen Bankenbranche
Als erstes deutsches Kreditinstitut boten wir ein elektronisches Informationssystem, das der deutschen Wohnungswirtschaft die zentrale und unkomplizierte Datenverarbeitung außer Haus ermöglichte. Damit übernahmen wir eine Pionierrolle in der Bankenbranche in Deutschland.
Die BK01-Technologie haben wir aber nicht nur erfolgreich am Markt eingeführt, wir haben sie stetig erweitert. Neben der elektronischen Bearbeitung des Rechnungswesens, der Mieterbuchhaltung und der Kontoführung entwickelten wir eine Lösung für die gesamte Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Eine große Erleichterung für die Wohnungswirtschaft, denn bis dahin mussten alle Überweisungsträger einzeln geprüft, Posten aufwendig abgeglichen und jeder einzelne Überweisungsvorgang händisch bearbeitet werden. Die Folge: viele Einzelverbuchungen auf verschiedene Unterkonten, viel Arbeitsaufwand und Ineffizienz. Die Lösung klingt simpel: Die Zuordnung von Zahlungen mittels einer virtuellen BK01 Kontonummer.
Virtuelle BK01 Kontonummer als Schlüssel
Konkret verfügen unsere Kunden aus der Wohnungswirtschaft bei uns nicht nur über ein Bankkonto, sondern auch über diesem Konto zugewiesene, virtuelle Kontonummern. Damit werden Überweisungseingänge und andere Zahlungsströme automatisch dem richtigen Mieterkonto zugeschrieben – und das seit Jahrzehnten und mit einer Zuordnungsquote von nahezu 100 Prozent. Heute ist die virtuelle Kontonummer etabliert und State-of-the-art. Auch deshalb sehen uns viele in der Branche als den Innovator am Markt.
Dabei ist BK01 keine solitäre Lösung, die großen Implementierungsaufwand erfordert. Vielmehr ist sie in die führenden ERP-Systeme der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft integriert und dauerhafter Bestandteil der Release-Planung der ERP-Hersteller. BK01 ist somit die Schnittstelle zwischen Bankkontosystem und Unternehmenssoftware. Dafür wurde es von uns kontinuierlich um zusätzliche Funktionalitäten erweitert. Neben der „Virtuellen Kontonummer“ und der Zuordnungssicherheit kamen noch weitere, für Wohnungsunternehmen wichtige Teilprozesse hinzu, die ebenfalls alle automatisch ablaufen. Dazu zählen der Schriftverkehr bei Mieterwechsel, die Kautionsverwaltung und ausgehende Zahlungsverkehrsströme wie z.B. Zahlungen an Energieversorger. Neben den Zeit-, Kosten- und Effizienzgewinnen bieten unsere digitalen Lösungen auch Vorteile für die Umwelt. So reduzieren digitale IT- und Bankdienstleistungen den Papierverbrauch, da Archivierung, Korrespondenz und andere Verwaltungsleistungen online erfolgen.
Eine Erfolgsgeschichte wird weitergeschrieben
Heute nutzen über 4.000 Kunden mit rund 8 Millionen verwalteten Mieteinheiten BK01 für das Management ihrer Wohnungsbestände. Jährlich werden über 140 Millionen Kundenbuchungen von Wohnungsunternehmen, Genossenschaften, Fremdverwaltern, Asset und Property Managern oder Energieunternehmen über BK01 und das Kontoführungssystem der Aareal Bank AG abgewickelt.
Gesteigerte Prozesseffizienz – heute und in Zukunft
Zentrale Tools von BK01 sorgen für eine Steigerung der Prozesseffizienz:
Das BK01 Betriebskosten Management automatisiert den kreditorischen Zahlungsverkehr im SAP-System, sprich das zeitraubende, manuelle Ausdifferenzieren von Lieferantenverträgen. Jede Kostenart eines Vertrags erhält eine individuelle, virtuelle Kontonummer, auf deren Basis die Nutzer SEPA-Mandate vergeben können. Wohnungsunternehmen müssen keine Zahlung mehr aktiv anstoßen und haben in ihrer Buchhaltung eine komplett automatisierte Zuordnung der Abflüsse.
Die BK01 Rechnungsdatenverarbeitung digitalisiert den Rechnungsvorlauf des BK01 Betriebskosten Managements von Wohnungsunternehmen und regelt das automatische Bezahlen und Buchen von Überweisungen und Lastschrifteinzügen durch Dienstleister, Lieferanten, Kommunen etc. Und das für jegliche Rechnungsarten und -formate von Wohnungsunternehmen.
Für eine Dokumentenverwahrung, die eine doppelte Datenhaltung überflüssig macht, sorgen BK01 Kautionen Management und das BK01 Mieten Management. Standardgeschäftsvorfälle rund um den eingehenden Zahlungsverkehr einschließlich der Folgeprozesse laufen automatisiert und zuverlässig ab – ob Mieten, Haus- und Wohngelder oder Instandhaltungsrücklagen, ob als Lastschriften oder Überweisungen.
BK01 Immoconnect sorgt für den perfekten, automatisierten Datenaustausch zwischen Energieunternehmen und deren Partnern aus der Wohnungs- und Immobilienbranche. Die ressourcenintensive Zuordnung und Aufteilung von Versorgerabbuchungen entfällt und entlastet interne Prozesse, was wiederum die Kundenbindung stärkt.
BK01 Econnect ist die optimale Lösung für die buchhalterische Verarbeitung der Rechnungsstellung bei Energierunternehmen und deren Partnern. Das System erzeugt digitale Rechnungsdateien im jeweils gewünschten Format und Umfang und wird damit individuellen Kundenanforderungen an die elektronische Rechnung gerecht.
Das BK01 Zahlungsmanagement optimiert die Zuordnungs- und Buchungsgenauigkeit im energiewirtschaftlichen Zahlungsverkehr. Auch Sammelbuchungen und unterschiedlichste Bezahlformen werden automatisiert ausdifferenziert und zugeordnet. Das System erlaubt zudem die Integration von weiterführenden Zahlungsprozessen und damit die Anpassung an gewohnte Workflows, etwa in der Verrechnungssteuerung oder der Bearbeitung des Klärungsbestands.
